【举办活动入门攻略】一文助您挑选合适的特色活动场地

现时不少企业都会举办五花八门的活动，其中有发布会、年度晚会、团建活动等，形形色色的活动能为贵司带来不同效益。一般而言，有部分企业举办活动的目的是营造一种专业形象，有部分则是建立不同社交网络，其余则是促进员工之间的沟通和团队精神。每逢举办活动，各大公司对于活动场地租赁总是有千千万万种目的与要求。现时社会上有不同形式或规模的活动场地，所以您的选择也会随市场供应而有所变动。

选择活动场所的先决条件

每款活动场所各有优劣，如果想提高效率，主办单位需要先最大化场地优势，继而缩小其不足之处。如果想要举办一场成功的活动，拣选一个合适场地是您的第一步。如果想要找到理想广州特色活动场地，您或许需要先衡量以下要素，其中能够分为两大方向。

活动：即所有关于活动本身的要素，其中有针对活动的 ⸺

• 预期效果
• 预算成本
• 邀请对象
• 规模大小
• 宣传筹备
• 举办时间
• 种类模式等

您可以先与活动场地提供者商量以上要点，部分场地能替您率先准备好一切，让活动进行得滴水不漏，天衣无缝。

场地：一切关于活动场地与场地提供者所能提供的服务要素，当中包括 ⸺

• 所在位置
• 驻场服务
• 交通配套
• 场地限制
• 硬件设备
• 装潢布局
• 客制安排
• 租赁条款等

您可先上场地网站搜集相关资料，若然有更多疑惑亦可直接与服务团队直接取得联系，有助节省更多时间用作筹备活动。

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活动自身层面

简单来说，就是贵司本身想要通过活动达到什么目的，而且想要获得什么成效。这个篇幅简单大概讨论公司进行活动前应该考虑的主要情况和条件，能帮助贵司更加深入了解自己需要什么。

一、公司成本与预算

"公司资源有多少？"

在考虑场地时，最先决条件就是成本问题，同时也代表您愿意投放多少资源去举办活动。打个比方，如果将大型宴会成本拆开来看，不得不承认场地租赁费用占据最大比率。也许有人会想知道会议场地费用一般多少，但通常都要根据宴会人数、活动形式等去选择合适的活动场地，从而推断活动预算大概要多少。若然地点相对比较热门或者方便，活动场地租赁费用也许会因此而变得高昂一点。

另一方面，如果您能够成功寻找合适赞助商，那么预算就会多一点，可以选择的场所也会增加不少。若然预算有限，挑选一早有着完善会场配置的活动场地会比较理想，可以有助减少您部份额外费用。

二、活动目的与规模

“希望举办什么活动？”

之后，举办活动应以活动性质、目标与規模作为考虑条件。假如您是举行商务会议、员工培训或者是公关活动，一般中心会场或是小型会议场地就相对比较适合，场内也有机会已经有充足配备，包括麦克风、视听音响系统、讲台以及 LED 屏幕等等。若果您是打算举行周年晚宴、庆功宴、客户招待宴会或是其他，那么您就需要租用酒店或是商务中心提供的活动空间，有部分能提供完善配套、豪华装潢甚至餐饮服务，为您带来优质设施以及卓越服务，亦为您的贵宾带来深刻理想体验。

倘若您是举办为期需要数天的展览会、邀请并招待不同媒体的新品发布会，或者是规模宏大的盛宴，那您就需要租用面积较大的活动空间，应该要考虑寻找一个能容纳需要人数的活动场地，或是能容许灵活布局的活动空间，方便您进行相应场地配置安排。面对各种活动目的，活动规模也会按此而有所变动，所以有需要按照所需安排相应场地。

三、目标受众与人数

“活动将邀请什么宾客？”

随后，您应该要以活动受众作为考虑因素。总括而言，您需要考虑将会邀请的宾客是什么类型人士，人数总共大概会是多少，这样会影响到活动场地选择。只要确定了上述考虑因素，您就能按照活动举办模式选择一个合适的活动场地，确保活动会场容量能容纳预期人数，以及场地相应的消防和安全守则，让宾客获得一个最佳体验。

会场选择有可能需要配合受众群的喜好、口味或者需求，考虑场地是否有无障碍设施。如果活动本身是商务性质，而人数也不算太多的话，就可优先考虑商务中心所提供的场所。一般来说，他们均有较多活动经验以及一应俱全的设备，而场地租用方面会比较弹性。商务中心通常能提供一个地点便利、布局灵活的多用途活动场地，能协助您的活动迈向成功。部分商务中心更能根据您的需要，提供一站式服务，为您推荐合适的活动空间，更有专家为您提供意见，让您由筹备、执行到整理场地都做得尽善尽美，共同创造独一无二的活动体验。

四、活动时间与筹备

“活动场地布置策划将进行多久？”

此外，场地租用也会与活动时长息息相关。一般活动均只需一天时间举行，然而有部分活动还是会需要维持数天进行。如果是这种情况，您就有必要向提供活动空间出租服务的相关人士查询，到底该处空间是否能够应付您所需。假如您是寻找一些比较知名地点去举行活动，那么您就应该要提早了解是否有 “档期问题”，否则也会因此产生额外不必要费用。

至于活动准备方面，部分活动场地并不支援您进行场地设置，需要您自己去安排人手自行负责，所以在选择活动场地的时候也应该要注意一下。如果您是需要协助或是额外活动彩排时间，那么您就需要先向提供场地人士率先提出，否则也会导致场地租用时间不足，未能进行完善筹备。

五、活动期望与策划

“您想通过活动达到什么效果？”

最后，您举办活动的期望也与挑选的场地空间息息相关。如果您举办的活动期望能做到大型宣传效果，比方说，邀请公众人物或者记者传媒到访，那么所寻找的场地应该能支援相对贵宾流量，又或是场地需要服务团队去应付公众人物的到来。另一方面，如果您期望活动能为企业塑造一个专业形象和扩展社交圈子，那么可能就需要场地布局按照您需要而去进行特别编排，进而达到您的活动期望。

有关活动策划方面，您也有可能需要考虑到场地设备以及场地限制。倘若官网未能列明相关资料，那么您有可能要跟场地提供者之服务团队进行查询和协调，从而调整自己在活动策划时期早已定好的方案，减少进行活动期间所出现的潜在风险与问题。

了解更多：如何选择合适的会议室与活动场地

场地配套层面

按照字面意思，就是您对于活动场地到底有什么要求，或者是您有什么特别需要的设备或者服务。

一、活动场地所在位置

“活动空间地点是否容易寻找？”

活动空间的地址需考虑到便利程度、交通可达性、地理优势、所在地址的声誉名气，以及其他相关因素等等。作为一个便利地点，理应与大多数宾客拥有一个合理距离，主要是以办公地点作计算，其次则是考虑住宅区域的位置。

就以广州为例，由于不少商业活动都会在天河以及越秀等地区进行，所以邻近位置或许比较合适且相对便利，方便各位宾客抵达活动会场。然而，如果举行的活动邀请较多来自外地的人士，那么机场附近的酒店或是活动场地无疑是更好选择。为了减少到访贵宾因迷路而错过开场的可能性，您有可能要按着情况为到访宾客提供一个精确的定位和交通引导。

二、活动场地交通配套

“活动场地有什么地理优势？”

确定活动场地之前，您也需了解场地平时交通如何，以及周边的交通线路便利程度，以便应付任何紧急突发状况。如果您的活动受众涵盖不同年龄阶段和残疾人士，您就应该将他们到达大楼的方法一并纳入考虑因素。活动场地应照顾到不同访客的需求与可访问性，尤其是有特殊需要人士，应尽量协助他们进入场所，或者按着情况作出适当安排。

如果活动会场地理位置并非最大顾虑因素，您可按照自己或者举办活动的日常习惯去选择比较方便的场地，又或者通过浏览旧顾客的评价去审视该场地风评如何。如果位置很重要，您可以选择在主要活跃社区附近的各类商业大厦、酒店、酒吧甚至俱乐部举办活动。

三、活动场所硬件设施

“活动场地附有什么设备？”

如果要成功举办一场空前绝后的活动，活动场地布置与其硬件设施绝对不容轻易忽视。一个理想的活动空间理应能提供各种不同设施：

• 讲义台
• 高速稳定的 Wi-Fi 连接
• 扩音系统
• 投影仪
• 音响设备
• 隔音墙
• 洗手间
• 停车场
• 灯光设备
• 大型屏幕等

有些配套则属于场地优势，打个比方，如果您的活动场所设有停车场，那么您的宾客将能享有更弹性交通安排，增加地点可达性。但若然大楼提供泊车服务，就有需要厘清收费，减少客人面临超时罚款的机率。

每一类活动都会有不同设备要求，比方说，餐饮盛宴就需要大量用餐位置，准备多张餐桌和椅子，按照人数进行相应安排；新闻发布会、研讨会、周年会以及大型高峰会则可能需要准备讲义台，台上需要投影设备、麦克风、音响系统以及灯光设备，而台下就需要相应座位安排；举行展览、音乐会、庆祝派对、颁奖典礼或是团建活动就可能需要大量活动空间，灵活活动场地布局，完善隔音设备，以及各种器材等。如果活动场地自身已经有完善配套，那么作为活动举办者就能省下不少时间，减少需要额外预备的东西。

四、活动空间驻场服务

“活动场地能够提供什么服务？”

广州活动场地有部分能够按需提供不同服务，其中有餐饮服务、驻场 IT 支援团队、专业招待贵宾服务、代客泊车服务、设备租借服务等，能够为您准备好一切所需。除此之外，一些基本的事后清洁服务、活动策划统筹支援服务，或是场地布局安排服务等均能将您活动成功率稳定提升。当然，部分服务也不是涵盖在场地租赁费用内，您可按需选用额外服务，多多少少能方便自己安排活动该如何进行。

举例来说，如果您的活动将会邀请来自世界各地、不同社会阶级人士，那么有可能您有需要为此安排翻译员来帮助每位宾客进行沟通，又或是租用一些能提供停车场的地点，甚至能够安排代客泊车服务，好让自驾宾客免却泊车烦恼，让您的活动显得更加体面。

五、活动场地客制安排

“活动场地是否灵活弹性？”

世上没有一种活动场地能堪称完美，往往每一种场地均有特定限制影响到您针对场地种类上所做的选择。某程度上，活动场地能否进行弹性安排也因此变成相当重要的考虑因素。就如上述活动要求，某些活动可能有需要进行特定安排或者预备额外设施，以供某些活动能更顺利进行。倘若场地能够进行客制化服务，那么租赁费用也可能因此获得调整。部分场所可能可以开拓整合，将两间细小房间打通为一间；又或是将一间房间直接分拆成不同结构，按照需求租用有需要空间大小。

在签订活动场地租赁协议前，应先了解场地租赁条款以及考虑场地安排是否可以按照自己所想进行变动。假如场地未能弹性地灵活运用，那么会有机会让您的成本增加不少。比方说，部分场地也有可能未能提供膳食服务，那您就有需要自行寻找到会服务以及专门负责清洁场地的服务。

德事能在广州为您提供怎样的活动场地？

“广州举办活动场地有哪些？”

广州作为大湾区的其中一个焦点区域，举办任何活动都绝对能吸引来自世界各地人士参与，尤其适合您举办大型商业活动。天河区与越秀区是广州相对著名的商圈，拥有黄金商业地段，被誉为绝佳活动场地选址。不论举办林林总总的活动项目，德事均致力于满足各种活动的需要，为您的宾客留下最佳活动体验。德事分别在天河区和越秀区的中央商务区设有灵活弹性的活动场地，现场还配备后援团队和不同设备供使用。

德事在广州的活动空间均设有空调、高速稳定网络连接、一流音响系统，并提供符合人体工学家具和专业支援服务，保证您的活动能顺利无阻。我们的场地宽敞而灵活，在设计上能按需进行调整，令您的贵宾刮目相看。

若然您正为寻找一个理想活动空间而感到烦恼，请不要犹豫，我们有详细列表供您参考，或者马上联络德事团队，我们在广州拥有众多位于一流位置的场地选择，可按需为您提供最贴身合适的可能性。我们的活动场地适合您举办各种各样活动，包括讲座、工作坊、研讨会、商务聚会、企业速配、私人聚会、周年公司聚会、教育相关活动、拍摄等。

常见问题

德事的活动场地可以举办什么类型的活动？

我们的多用途活动场地可用以举办各类活动，从产品发布会、商务聚会及研讨会，以至私人晚宴及较轻松的讲座，我们都能为您找到合适的空间。我们位于不同中心的活动场地设计风格及场地大小多变。欢迎与我们的团队联系，我们可因应您的要求为您找到最佳的活动场地。

德事能为活动准备餐饮吗？

当然可以！我们可以协助您布置活动所需的高级餐饮服务，详细可向我们当地的服务团队查询。您亦可以自行准备所需的餐饮，或会有额外的收费。

德事的商务中心能提供无障碍活动空间吗？

可以，我们所有的商务中心均提供无障碍工作及活动空间。

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